Opis przedmiotu zamówienia:
Zamówienie dotyczy działania w ramach projektu pn. „LifeScience4EU” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Horizon Europe Framework Programme
Klaster LifeScience Kraków zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej na poniższe zapytanie:
W związku z konferencją planowaną w dniach 15-16.05.2025 w Krakowie, realizowaną w ramach projektu LifeScience4EU, proszę o przygotowanie oferty cenowej na poniższe zapytanie:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie:
a) rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych na międzynarodowe loty rejsowe i/lub biletów kolejowych na międzynarodowe i/lub krajowe trasy;
b) rezerwacji i wystawienia voucherów na noclegi dla prelegentów konferencji
c) zakupienia i dostarczenia ubezpieczenia
d) organizacji transferu na trasie lotnisko/dworzec-hotel-miejsce konferencji
Zamówienie dotyczy planowanego w ramach Projektu zakupu:
1. biletów lotniczych lub kolejowych (jeśli zajdzie potrzeba)
miejsce docelowe-Kraków
miejsce wylotu – Europa lub USA
szacowana ilość biletów – 30
szacowana wartość zamówienia – 24.000 EUR
limit ceny za podróż w obie strony:
– Europa – 700 EUR
– USA – 1.000 EUR
2. noclegów w hotelach
miejsce noclegu – Kraków
szacowana ilość noclegów – po 2 noce dla 30 osób
szacowana wartość – 6.000 EUR
limit ceny na 1 noc – 100 EUR
3. ubezpieczenia podróżnego
szacowana ilość podróżnych – 30
szacowana wartość ubezpieczenia – 300 EUR
4. transferu lotnisko – hotel
transfer z lotniska lub dworca do hotelu lub miejsca konferencji (centrum Krakowa)
szacowana ilość transferów – 60
szacowana wartość przejazdów – 1.000 EUR
Wymagany element zamówienia: system informatyczny umożliwiający samodzielne organizowanie podróży
Obligatoryjne cechy systemu:
– przyjazny dla użytkownika, intuicyjny i przejrzysty interfejs systemu
– dostęp do szerokiej bazy hoteli i linii lotniczych
– nadanie wskazanym osobom dostępu do systemu
– możliwość samodzielnego wyboru hoteli i przelotów
– możliwość ustawiania limitów cenowych dla podróżnych
– możliwość rezerwowania transferu lotnisko – hotel
– automatyczna akceptacja podróży mieszczącej się w ustawionych limitach cenowych
– automatyzacja procesu rozliczania wydatków
– generowanie raportów z zestawieniem podróży i wydatków, w podziale na osoby
Warunkiem koniecznym przy składaniu oferty jest umożliwienie Zamawiającemu skorzystania z demo systemu.
Czas realizacji zamówienia: marzec – czerwiec 2025, zamówienia częściowe.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
1) wykupienia biletów tylko w jedną stronę,
2) zmiany ilości zamawianych biletów, ubezpieczeń i noclegów łącznie i w poszczególnych grupach,
3) wskazania hoteli rekomendowanych,
4) wyboru więcej niż jednej opcji podróży i noclegów w ramach jednego zamówienia.
W ramach realizacji zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do:
- dostarczania biletów lotniczych w klasie ekonomicznej przewoźników stowarzyszonych w International Air Transport Association (IATA), jak również innych przewoźników na podstawie żądania Zamawiającego zgłoszonego w zleceniu;
- dostarczenia biletów kolejowych na podstawie żądania Zamawiającego zgłoszonego w zleceniu;
- dostarczenia voucherów na noclegi na podstawie żądania Zamawiającego zgłoszonego w zleceniu;
- dostarczania polis ubezpieczeniowych dla podróżujących na podstawie żądania Zamawiającego zgłoszonego w zleceniu;
- organizacji transferu z lotniska lub dworca do hotelu lub miejsca konferencji;
- przyjęcia od Zamawiającego i niezwłocznej realizacji zlecenia w zakresie rezerwacji i jej zmiany, zakupu biletu i noclegu oraz dokonania wszelkich możliwych zmian odnośnie zakupionego biletu czy noclegu;
- niezwłocznego potwierdzenia otrzymania zlecenia zakupu oraz jego realizacji w jak najkrótszym czasie, nie później jednak niż w ciągu 24 godzin od jego otrzymania;
- dostarczania zamówionych biletów elektronicznych, voucherów na noclegi, polis ubezpieczeniowych na określone przez Zamawiającego adresy poczty elektronicznej bez zbędnej zwłoki, tj. nie później niż 5 godzin od momentu przekazania przez Wykonawcę żądania wystawienia biletu, voucheru czy polisy;
- zapewnienia całodobowej obsługi Zamawiającego, w tym reagowanie na awaryjne sytuacje w trakcie podróży;
- wystawiania faktur Zamawiającemu i dostarczania ich w formie elektronicznej, w terminie nie późniejszym niż 14 dni od daty dokonania rezerwacji biletów lotniczych, zakupu ubezpieczenia lub zakończenia podróży (dla rezerwacji noclegów).
- wystawienia i dostarczenia faktur za realizację usług w nieprzekraczalnym terminie do 15.06.2025 r. Dokumenty dostarczone później niż dnia 30.06.2025 do godz. 12:00 nie zostaną zapłacone;
- fakturowania kwoty do zapłaty za zrealizowane przeloty, noclegi, transfer i ubezpieczenie w kwocie równoważnej z dnia rezerwacji. Koszty ewentualnych różnic kursowych leżą po stronie Wykonawcy;
- przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych reklamacji i odwołań do przewoźnika i hotelu w zakresie usług objętych zamówieniem, w szczególności w przypadku zwrotu biletów lub noclegów niewykorzystanych z winy dostawcy usługi lub ze względów losowych.
Warunki udziału w postępowaniu:
Do składania ofert może przystąpić Wykonawca, który spełni następujące warunki udziału:
- Posiada wiedzę i doświadczenie wymagane do rzetelnej realizacji zamówienia.
- Posiada licencję IATA nieprzerwanie przez okres co najmniej pięciu lat.
- Posiada aktualną polisę ubezpieczeniową
ad 1. Warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich dwóch lat, należycie zrealizował co najmniej jedną usługę polegającą na rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych i/lub noclegów o wartości min. 150 000,00 zł
Potwierdzeniem spełnienia warunku będzie przedłożenie dowodu należytej realizacji, zawierające wartość zamówienia i termin jego realizacji oraz nazwę podmiotu dla którego było wykonane zamówienie. Akceptowalnym dowodem będą: pozytywne referencje, kopia faktury, oświadczenie zleceniobiorcy.
ad. 2. Potwierdzeniem spełnienia warunku będzie przedłożenie certyfikatu przynależności do Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego (IATA) lub ważnej akredytacji IATA uprawniającej do usługi w zakresie agencji sprzedaży biletów lotniczych.
ad. 3. Potwierdzeniem spełnienia warunku będzie przedłożenie kopii polisy wykazującej, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej na kwotę minimum 500 000,00 PLN.
Sposób wyboru i kryteria oceny oferty:
Maksymalną możliwą końcową oceną oferty jest 100 punktów. Zamawiający za najkorzystniejszą uzna ofertę, która otrzyma najwyższą sumę punktów według poniższych kryteriów (Cr+Cu):
| Lp. | Kryterium | Waga |
| 1 | Cena brutto rezerwacji Cr Cenę brutto rezerwacji będzie stanowić suma: a. ceny brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego b. ceny brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu kolejowego c. ceny brutto opłaty transakcyjnej za rezerwację noclegu d. cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie polisy e. cena brutto opłaty transakcyjnej za organizację transferu lotnisko-hotel Liczba punktów wyliczana wg wzoru: Rn/Ra × 60 pkt Rn– Cena brutto rezerwacji (Cr) o najniższej wartości brutto Ra– Cena brutto rezerwacji (Cr) oferty aktualnie ocenianej | 60 |
| 2 | Dostęp do systemu informatycznego Liczba punktów wyliczana wg zasady: Bezpłatny dostęp do systemu informatycznego – 40 pkt Płatny dostęp do systemu informatycznego – 10 pkt Brak dostępu do systemu informatycznego – 0 pkt | 40 |
Sposób i termin złożenia oferty:
Ofertę przygotowaną na formularzu (do pobrania) należy przesłać do 25 lutego 2025 r. przez formularz ofertowy dostępny pod linkiem: formularz ofertowy. Decyduje data wpływu formularza.
Realizującym zadanie jest Fundacja Klaster LifeScience Kraków
Osoba upoważniona do kontaktów: Beata Osolińska, T: +48 12 2974605; E: bosolinska@lifescience.pl
Informacja o wyborze wykonawcy:
Wybrana została firma Work Trips sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu.