Nowe sukcesy, nowe wyzwania
Minione dziewięć lat było dla warszawskiego biura AstraZeneca okresem dynamicznego wzrostu. Wszystkie zmiany powstały w reakcji na potrzeby firmy i były związane z pewną specyficzną kulturą organizacyjną, którą wypracowaliśmy. Dziś zatrudniamy już 1900 osób i staliśmy się jednym z największych biur na świecie, mającym duży wkład w sukcesy globalnej organizacji. W 2018 roku oddział w Warszawie, jako dziewiąty na świecie, otrzymał status globalnego biura AstraZeneca. Cieszy nas taka forma docenienia tego co się dzieje w Warszawie, ale równocześnie zdajemy sobie sprawę z wyzwań związanych z presją na utrzymanie dynamiki wzrostu. Na szczęście jest to wyzwanie typowe dla start-upów i mamy nadzieję, że nasza kultura organizacyjna pozwoli nam uporać się z tym zadaniem.
Przykłady nowych działów i funkcji w warszawskim oddziale AstraZeneca
Dział Supply Chain zajmujący się logistyką dystrybucji leków do badań klinicznych.
Osoba pracująca z systemem IVRS (Interactive Voice Response System) przydzielającym pacjentom badane leki współpracowała z działami zarządzającymi łańcuchem dostaw w innych oddziałach firmy. Podczas tej kooperacji zauważyła, że:
- zarządzanie łańcuchem dostaw może pełnić ważną rolę w bliskiej współpracy z działami, które już wtedy mieliśmy w Polsce – były to zespoły projektowe zarządzające badaniami oraz dział wspierający systemy, takie jak wspomniany już IVRS;
- wykształcenie, doświadczenie i wiedza osób pracujących w zespołach w Polsce stanowiłyby silny fundament pod budowanie nowej kompetencji, jaką było zarządzanie łańcuchem dostaw.
Okazało się, że mamy w Polsce ludzi, których zdolności analityczne i techniczne w połączeniu ze świetną komunikacją i solidnymi umiejętnościami zarządzania projektami doskonale odpowiadają na potrzeby związane ze zidentyfikowaną potrzebą i nową rolą. Pierwszym krokiem formalnym był business case, wsparty analizą kosztową. Dziś w Polsce mamy dział Supply Chain i kilkadziesiąt osób, które w nim pracują.
Wsparcie administracyjne dla organizacji
Funkcja miała obejmować planowanie podróży, rozliczanie wydatków służbowych czy organizację spotkań dla pracowników AstraZeneca z Wielkiej Brytanii, Szwecji i Stanów Zjednoczonych. W firmie toczył się przetarg na outsourcowanie takiego działu do zewnętrznego partnera i stworzenia modelu wsparcia administracyjnego z zewnątrz organizacji. Dowiedzieliśmy się o przetargu przez przypadek, ale byliśmy przekonani, że nie będziemy mieli problemu ze znalezieniem pracowników z odpowiednimi kompetencjami właśnie w Polsce. Przygotowaliśmy business case, stanęliśmy do zawodów z zewnętrznymi firmami i wygraliśmy. Z czasem ta część organizacji poszerzyła zakres działań o wsparcie typu Personal Assistant dla liderów naszego koncernu na całym świecie, czy dział zajmujący się organizacją spotkań zewnętrznych z lekarzami.
Clinical Trial Transparency
Na bazie nowych regulacji ustanowionych przez amerykańską FDA w 2007 roku, sponsorzy badań klinicznych zostali zobowiązani do rejestrowania wszystkich projektów oraz ich wyników na domenach publicznych w USA, a także w Europie. Aby spełnić te wymogi powstała mała grupa robocza w USA, która wprowadzała informacje dotyczące naszych badań klinicznych bezpośrednio do rejestrów. W 2012 roku powstała w Polsce trzyosobowa komórka wspierająca te działania. Z czasem rozrosła się ona tak bardzo, że w 2017 roku przejęła wszystkie operacje CTT ze Stanów Zjednoczonych. W międzyczasie nawiązano współpracę z firmą zewnętrzną i wspólnymi siłami stworzono platformę, która umożliwia częściową automatyzację procesu rejestracji (ta platforma powstała przy współudziale naszych pracowników i jest dziś wykorzystywana przez największe firmy farmaceutyczne na rynku w tym samym celu). Dziś centralna grupa CTT mieści się w Warszawie. Liczy około 20 osób i obsługuje wszystkie badania kliniczne AstraZeneca, rozwijając swoją działalność o dodatkowe aktywności takie jak dbanie o relacje z pacjentami, o ich zaangażowanie, udostępnienie informacji o badaniach dla pacjentów wraz ze streszczeniami wyników (portal dla pacjentów), podziękowania dla pacjentów biorących udział w naszych badaniach czy interpretacja i wsparcie w zakresie wymogów regulatorowych w Stanach Zjednoczonych i Unii Europejskiej.
Centralized Monitoring, Statistical Programming
W 2011 powstał zalążek działu Data Management (DM) w Warszawie. W grupie wspierającej DM w przesyłaniu danych zidentyfikowaliśmy kilka osób, które przyjęły na siebie dodatkowe zadanie. Dane z badań klinicznych pochodziły od różnych podwykonawców i dział ten chciał sprawdzać ich spójność, co nie było wtedy częścią procesu. Ten krok zwiększył jakość danych uzyskiwanych od pacjentów oraz raportów z badania klinicznego wymaganych przez agencje regulatorowe celem rejestracji produktu leczniczego. Wkrótce zakres obowiązków grupy poszerzył się o dodatkowe analizy danych ukierunkowane na identyfikację wczesnych sygnałów, które mogły świadczyć o problemach z jakością procedur badaniowych realizowanych w ośrodkach klinicznych. Z tej inicjatywy rozwinął się nowy dział – Centralized Monitoring – który rozpoczął wdrażanie nowego podejścia do zarządzania monitorowaniem badań klinicznych i ich jakością, jakim był risk based quality management (RbQM). Dziś RbQM stał się wymogiem agencji regulatorowych, a dział Centralized Monitoring liczy około 50 osób i nadal jest całkowicie zlokalizowany w warszawskim biurze.
W międzyczasie w 2015 roku powstało zapotrzebowania na wykonanie pracy w zakresie analizy statystycznej, anonimizacji i wizualizacji danych. Pomimo braku ludzi z odpowiednimi kwalifikacjami zidentyfikowaliśmy trzy osoby, które miały pokrewne kompetencje i pomysł na zaadresowanie potrzeby biznesowej. Po przygotowaniu i prezentacji business case zapadła decyzja o utworzeniu w Warszawie komórki Statistical Programming. Na przestrzeni następnych 3 lat rozwinęliśmy ten dział do około 65 osób i stoimy przed kolejnymi wyzwaniami pracując nad utworzeniem innowacyjnego działu z zakresu data science.
Powyższy materiał ukazał się na łamach Harvard Business Review Polska.
Przeczytaj również: Rozwijamy się przez pączkowanie, czyli historia sukcesu AstraZeneca w Polsce – część 1; część 2; część 3
